Ochrona danych RODO

Ochrona danych RODO

RODO połączone z realnym bezpieczeństwem IT

Ochrona danych osobowych nie polega wyłącznie na posiadaniu dokumentów RODO. W praktyce liczy się to, kto ma dostęp do danych, gdzie są przechowywane, jak są zabezpieczone, czy firma posiada kopie zapasowe, procedury awaryjne, upoważnienia, rejestry i realną kontrolę nad systemami IT.

ARTSYSTEM pomaga firmom uporządkować ochronę danych osobowych od strony technicznej i organizacyjnej. Łączymy wymagania RODO z praktycznym bezpieczeństwem IT: kontrolą dostępów, backupem, zabezpieczeniem komputerów i serwerów, procedurami incydentów, dokumentacją oraz audytem ryzyk w codziennej pracy firmy.

Co obejmuje ochrona danych RODO?

W ramach usługi możemy uporządkować dokumentację, procesy i techniczne zabezpieczenia danych:
  • Audyt RODO i bezpieczeństwa danych – przegląd procesów, systemów, dostępów, dokumentacji i ryzyk.
  • Analiza przepływu danych osobowych – gdzie dane są zbierane, przechowywane, przetwarzane, udostępniane i archiwizowane.
  • Rejestry i dokumentacja RODO – rejestr czynności przetwarzania, upoważnienia, polityki, procedury i ewidencje.
  • Kontrola dostępów do danych – użytkownicy, role, grupy, hasła, MFA, Active Directory, Microsoft 365 i dostęp do plików.
  • Backup i ciągłość działania – kopie zapasowe danych, testy odtwarzania, retencja i procedury awaryjne.
  • Bezpieczeństwo stacji roboczych i serwerów – aktualizacje, antywirus/EDR, szyfrowanie, blokady ekranu, polityki haseł i logowanie.
  • Ochrona poczty i Microsoft 365 – MFA, uprawnienia, udostępnianie plików, reguły pocztowe, archiwizacja i zabezpieczenia kont.
  • Procedury naruszeń ochrony danych – wykrywanie, zgłaszanie, dokumentowanie i obsługa incydentów bezpieczeństwa.
  • Weryfikacja umów powierzenia – dostawcy IT, hosting, poczta, chmura, systemy zewnętrzne i podmioty przetwarzające.
  • Szkolenia i dobre praktyki dla pracowników – hasła, phishing, nośniki danych, poczta, praca zdalna i zasady dostępu.
  • Dostosowanie strony WWW do RODO – formularze, zgody, cookies, polityka prywatności i podstawowe elementy informacyjne.
  • Raport i plan działań – lista ryzyk, priorytety, rekomendacje oraz wsparcie we wdrażaniu poprawek.

Audyt danych, dostępów i zabezpieczeń

RODO wymaga, aby dane osobowe były przetwarzane w sposób świadomy, uporządkowany i odpowiednio zabezpieczony. Dlatego zaczynamy od sprawdzenia, jakie dane firma posiada, kto ma do nich dostęp, w jakich systemach są przechowywane, czy są objęte backupem i czy istnieją procedury na wypadek awarii lub incydentu.

Analizujemy zarówno dokumentację, jak i techniczne środowisko IT: komputery, serwery, udziały plikowe, pocztę, Microsoft 365, systemy sprzedażowe, strony WWW, dostęp zdalny i urządzenia mobilne. Dzięki temu ochrona danych nie pozostaje teorią, tylko zostaje powiązana z codzienną pracą firmy.

Ochrona danych osobowych RODO w srodowisku IT

Dokumentacja, procedury i działania naprawcze

Najczęstsze problemy w firmach to nadmiarowe uprawnienia, brak aktualnej dokumentacji, niekontrolowane udostępnianie plików, słabe hasła, brak MFA, nieprzetestowany backup, stare konta użytkowników, brak procedur incydentów oraz niewystarczająca kontrola dostawców przetwarzających dane.

Po przeglądzie przygotowujemy rekomendacje i pomagamy wdrożyć poprawki: porządek w uprawnieniach, polityki haseł, kopie zapasowe, zabezpieczenia poczty, procedury naruszeń, ewidencje, upoważnienia, szkolenia oraz podstawowe działania techniczne zmniejszające ryzyko utraty lub nieuprawnionego ujawnienia danych.

Dla kogo jest wsparcie RODO?

Usługa sprawdzi się w firmach, które:
  • Firmy, które przetwarzają dane klientów, pracowników, kontrahentów lub użytkowników strony WWW
  • Organizacje, które nie mają aktualnej dokumentacji RODO albo nie wiedzą, czy jest kompletna
  • Firmy korzystające z Microsoft 365, poczty firmowej, serwerów plików, CRM, ERP lub systemów kadrowych
  • Przedsiębiorstwa, które chcą uporządkować dostęp do danych, backup i procedury incydentów
  • Firmy po zmianie dostawcy IT, rozwoju zespołu, awarii, incydencie lub reorganizacji procesów
  • Organizacje, które chcą połączyć zgodność RODO z praktycznym bezpieczeństwem infrastruktury IT

Jak rozpoczynamy prace nad RODO?

Na początku ustalamy zakres: pełny przegląd RODO, audyt technicznych zabezpieczeń danych, dokumentację, procedury incydentów, Microsoft 365, stronę WWW, backup albo wybrane procesy. Następnie zbieramy informacje o systemach, użytkownikach, dostawcach, lokalizacjach danych, dokumentach i sposobie pracy zespołu.

Po analizie przygotowujemy listę ryzyk i działań naprawczych. Wskazujemy, co należy poprawić pilnie, które elementy można wdrożyć etapami oraz jakie procedury i zabezpieczenia powinny zostać utrzymywane cyklicznie. Możemy też pomóc we wdrożeniu zaleceń po audycie.

Chcesz uporządkować ochronę danych?

Skontaktuj się z ARTSYSTEM i sprawdź, jak możemy pomóc uporządkować ochronę danych osobowych, dostęp do informacji, backup, procedury RODO i techniczne zabezpieczenia firmowego IT.

Najczęstsze pytania o ochronę danych RODO

Czym jest ochrona danych RODO w praktyce?

Ochrona danych RODO to połączenie dokumentacji, procedur i technicznych zabezpieczeń, które mają chronić dane osobowe przed utratą, przypadkowym ujawnieniem, nieuprawnionym dostępem lub nieprawidłowym przetwarzaniem.

Czy RODO dotyczy także zabezpieczeń IT?

Tak. RODO wymaga stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. W praktyce oznacza to między innymi kontrolę dostępów, backup, aktualizacje, ochronę kont, MFA, szyfrowanie, procedury awaryjne i zabezpieczenie systemów.

Co obejmuje audyt RODO w ARTSYSTEM?

Audyt może obejmować dokumentację, rejestry, upoważnienia, procesy przetwarzania danych, dostęp użytkowników, Microsoft 365, pocztę, serwery, backup, stronę WWW, umowy powierzenia oraz procedury obsługi incydentów.

Czy pomagacie przygotować dokumentację RODO?

Tak. Pomagamy uporządkować dokumentację, rejestry, upoważnienia, procedury bezpieczeństwa, zasady dostępu, ewidencje i podstawowe polityki. Zakres dokumentacji dopasowujemy do realnych procesów i systemów w firmie.

Czy sprawdzacie dostęp pracowników do danych?

Tak. Weryfikujemy konta użytkowników, grupy, uprawnienia do plików, dostęp do poczty, Microsoft 365, systemów firmowych, serwerów i aplikacji. Pomagamy ograniczyć nadmiarowe lub nieaktualne dostępy.

Czy RODO wymaga kopii zapasowych?

RODO wymaga zapewnienia dostępności i odporności systemów przetwarzających dane. Backup jest jednym z kluczowych środków technicznych, dlatego sprawdzamy zakres kopii, harmonogramy, retencję i możliwość odtworzenia danych.

Czy pomagacie po naruszeniu ochrony danych?

Tak. Pomagamy technicznie ustalić źródło incydentu, zabezpieczyć systemy, odtworzyć dane, ograniczyć skutki zdarzenia i przygotować informacje potrzebne do udokumentowania naruszenia oraz dalszych działań.

Czy sprawdzacie stronę WWW pod kątem RODO?

Tak. Możemy sprawdzić formularze, zgody, cookies, politykę prywatności, certyfikat SSL, zabezpieczenia panelu administracyjnego, backup strony oraz sposób przekazywania danych z formularzy kontaktowych.

Czy szkolicie pracowników z ochrony danych?

Tak. Możemy przygotować praktyczne szkolenie obejmujące hasła, phishing, pocztę, załączniki, nośniki danych, pracę zdalną, udostępnianie plików i zasady reagowania na podejrzane sytuacje.

Od czego zależy koszt wsparcia RODO?

Koszt zależy od liczby procesów, użytkowników, systemów, lokalizacji, zakresu dokumentacji, poziomu audytu, liczby dostawców, wymagań bezpieczeństwa oraz tego, czy firma potrzebuje jednorazowego przeglądu, czy stałego wsparcia.