DLP, czyli Data Loss Prevention, to zestaw zasad i narzędzi, które pomagają ograniczać wycieki danych z firmy. Chodzi o sytuacje, w których poufne informacje trafiają poza organizację przez e-mail, chmurę, pendrive, komunikator albo błędne udostępnienie pliku.

DLP jest szczególnie ważne tam, gdzie przetwarzane są dane osobowe, dane finansowe, dokumentacja techniczna, umowy, baza klientów albo informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.

Jak działa DLP?

Systemy DLP rozpoznają określone typy danych, monitorują ich przepływ i reagują na ryzykowne działania. Mogą ostrzegać użytkownika, blokować wysyłkę wiadomości, wymagać uzasadnienia albo raportować zdarzenie administratorowi.

Przykładem jest próba wysłania arkusza z numerami PESEL poza firmę, udostępnienie folderu publicznym linkiem albo kopiowanie dużej liczby plików na nośnik zewnętrzny.

DLP w poczcie, chmurze i na komputerach

Ochrona powinna obejmować kilka miejsc: pocztę, dyski chmurowe, komputery użytkowników, serwery plików i aplikacje biznesowe. W środowiskach Microsoft 365 można łączyć DLP z etykietami poufności, kontrolą dostępu i MFA.

Samo narzędzie nie wystarczy. Potrzebne są jasne zasady klasyfikacji danych, szkolenie pracowników i regularny przegląd wyjątków.

DLP a RODO

DLP wspiera zgodność z RODO, bo pomaga ograniczać nieuprawnione ujawnienie danych osobowych. Ułatwia też wykrywanie incydentów i budowanie dowodów, że firma stosuje adekwatne środki techniczne.

ARTSYSTEM pomaga firmom w Warszawie uporządkować ochronę danych, dostęp do plików, Microsoft 365 oraz procedury bezpieczeństwa. Warto połączyć DLP z cyberbezpieczeństwem, backupem i stałą obsługą IT.

W praktyce DLP ochrona danych powinna obejmować cykliczny przegląd uprawnień, usuwanie nieaktywnych kont, kontrolę publicznych linków i jasne zasady korzystania z chmury. Warto też regularnie testować alerty, aby administrator wiedział, które zdarzenia wymagają natychmiastowej reakcji, a które są tylko informacją pomocniczą.

Dobrze wdrożona DLP ochrona danych powinna być powiązana z procedurą obsługi incydentów oraz rejestrem ryzyk. Przy planowaniu zabezpieczeń warto korzystać z zaleceń Urzędu Ochrony Danych Osobowych i dopasować reguły DLP do realnych procesów firmy, a nie tylko do ustawień technicznych.